FaceClock, Hubstaff ve Toggl Track: her biri gerçekte ne için var

Bu soru bana ayda bir kez e-postayla geliyor. Şu ya da bu biçimde: “FaceClock, Hubstaff ve Toggl Track arasında kaldım. Hangisi en iyisi?”

Dürüst cevap, üçünün gerçekten karşılaştırılabilir olmadığı. Üçü de sitelerinde “zaman takibi” yazdığı için rakip gibi görünüyorlar, ama farklı insanlar için farklı sorunları çözüyorlar. Yanlış olanı seçmek küçük bir hata değildir; genelde tamamen yanlış biçimde bir araç kullandığınız anlamına gelir.

Bu yüzden özellik listesi yerine, her birinin ne için tasarlandığını, kimin iyi kullandığını ve nerede tökezlediğini anlatacağım.

30 saniyelik özet

Devamını okumak istemiyorsanız:

• Toggl Track: zamanı projelere göre takip eden bireyler ve küçük ekipler için, genelde faturalandırılabilir iş. Bilgi işçileri. Tasarımcılar, ajanslar, serbest çalışanlar. Sayacı başlatırsınız, durdurursunuz, projeyi etiketlersiniz. Raporlar zamanın nereye gittiğini gösterir.
• Hubstaff: insanların gerçekten çalıştığını doğrulamak istediğiniz dağıtık ekipler için. Ekran görüntüleri, fare hareketi takibi, saha çalışanları için GPS. Üstüne zaman takibi eklenmiş bir verimlilik izleme aracı.
• FaceClock: giriş-çıkış yapan bir çalışan kadrosu olan fiziksel işyerleri için. Kafeler, atölyeler, diş klinikleri. Projelerle ya da etkinlik izlemeyle ilgisi yok. Mesele şu: bu kişi ne zaman geldi, ne zaman gitti ve lütfen yüzünü bir sunucuya yüklemeyin.

Üçünden birine başınızı sallayıp diğer ikisine kaşınızı kaldırdıysanız cevabınız belli.

Önemli konulardaki farklar

Neyi takip ederler

Toggl projelere göre zamanı takip eder. Birim şudur: “A müşterisinin kurumsal kimliği için 47 dakika çalıştım.” Gününüz birbirinden ayrı faturalandırılabilir işlerin ardı ardına dizilmesinden oluşuyorsa Toggl sizin için yapılmış. Tüm arayüz sayaç ve proje etiketi etrafında şekillenir.

Hubstaff da zamanı takip eder, ama birim “47 dakika aktiftim"dir; bunu ekrandan, fareden, klavyeden ya da GPS koordinatlarından örnekler alarak belirler. İşin yapıldığına dair bir sinyal isteyen uzaktan ekip yöneticileri ve saatlik ödeme yapıp saatleri doğrulamak isteyen platformlar çok kullanır.

FaceClock vardiyaları takip eder. Birim şudur: “Maria 9:03’ten 17:42’ye kadar buradaydı.” Maria’nın vardiyada ne yaptığıyla ilgilenmez. Önemli olan işyerinde ve mesaide olmasıdır. Kâğıt imza föyünün dijital hali.

Bunlar gerçekten farklı üç nesne. “Vardiya”, “faturalandırılabilir oturum” değildir; “izlenen etkinlik penceresi” de değildir.

Veriler nerede durur

Toggl: bulutta (onların sunucularında). Giriş yaparsınız, kayıtlarınız oradadır.

Hubstaff: bulutta; ayrıca her çalışanın bilgisayarında ekran görüntülerini, etkinlik örneklerini ve GPS koordinatlarını toplayan ağır yerel ajanlar vardır. Veriler Hubstaff’ın altyapısında işlenir ve saklanır.

FaceClock: cihazda. Bulut yok. Hesap yok. Kayıtlar bir Android tabletin yerel SQLite veritabanında durur ve yalnızca CSV ya da PDF dışa aktardığınızda cihazdan çıkar.

En çok sonuç doğuran fark bu ve diğer pek çok fark da buradan çıkıyor.

Fiyat

Toggl Track’in 5 kullanıcıya kadar ücretsiz bir paketi var. Üstünde, pakete göre kullanıcı başına ayda kabaca 9 ile 18 dolar arası. Küçük bir ajans için sorun değil. 30 kişilik bir atölye için hızla büyür.

Hubstaff kullanıcı başına ayda 7 dolar civarından başlar ve izleme özellikleriyle belirgin biçimde artar. Orta ölçekli ekiplerin gerçek faturaları çoğu zaman ayda 300 ile 1.000 dolar arasına düşer.

FaceClock ücretsiz. Her zaman. Premium paket yok, ücretli özellik yok. Donanımı ödersiniz (yenilenmiş bir tablet için yaklaşık 100 dolar), faturanın tamamı bu.

Mevzuat ve gizlilik

Karşılaştırmanın ilginçleştiği yer burası ve bu araçlar hakkında okuduğum yazıların çoğunun kötü ele aldığı yer de burası.

Toggl basittir: zaman kayıtlarınızı ve proje etiketlerinizi saklar. Standart SaaS gizlilik duruşu. GDPR’a uyumludur, veri işleme sözleşmesi imzalarsınız ve devam edersiniz. Bunu ekleyen bir entegrasyon bağlamadıkça neredeyse hiç biyometrik veri yoktur.

Hubstaff başka bir kategoride. Topladığı ekran görüntüleri, tuş vuruşu sayıları ve GPS verileri hassastır. Bunu çalışanlarınıza yapıp yapamayacağınız ülkeden ülkeye çok değişir. AB’de GDPR’ın 88. maddesi üye devletlerin çalışan verileri için daha sıkı kurallar koymasına izin verir; örneğin Almanya’da çalışanları izleyebilecek her sistem için işyeri konseyinin söz hakkı vardır ve mahkemeler tuş kaydı konusunda katıdır. Kaliforniya’nın, Hubstaff’ın belgelediği ama uygulaması size düşen bildirim ve rıza şartları vardır. Türkiye’de de KVKK kapsamında aydınlatma ve ölçülülük gerekir. Hiçbiri imkânsız değil, ama kullanmaya başlamadan önce ciddi bir hukuki inceleme gerekir.

FaceClock biyometri nedeniyle yine başka bir kategoride. Yüz özellikleri KVKK’ya (özel nitelikli veri), BIPA’ya, GDPR’a, CCPA’ya ve modern gizlilik yasalarının çoğuna göre biyometrik veridir. FaceClock’u kullanılabilir kılan, verileri hiçbir yere göndermemesi: cihazda kalırlar. “Kimin erişimi var?” sorusunun cevabı “kelimenin tam anlamıyla yalnızca cihaz yöneticisi” olduğunda, “biyometrik veri topluyoruz” cümlesinin hukuki ağırlığı çok azalır. Veri işleyen sözleşmesi imzalanacak bir tedarikçi yok, yurt dışına aktarım yok, üçüncü tarafta sızıntı endişesi yok. Açık rıza ve alternatif yine de gerekir. (Kendi durumunuzu elbette bir iş hukuku avukatıyla kontrol edin.)

Her biri nerede tıkanır

Toggl tıkanır, eğer:

• Faturalandırılabilir işi değil devamı takip ediyorsanız: tamamen yanlış biçim
• 30 kişilik fiziksel bir işyeriniz varsa: fiyat can yakar
• Biyometrik doğrulamaya ihtiyacınız varsa: Toggl bunu yapmaz

Hubstaff tıkanır, eğer:

• Çalışanlarınız etkinlik izlemeye karşı çıkıyorsa (çoğu zaman belirleyicidir)
• Bu tür izlemenin kısıtlı olduğu bir ülkedeyseniz
• Sessizce devreye almak istiyorsanız: “Hubstaff” güçlü tepkiler uyandırır
• İzleme özelliklerinin hiçbirine ihtiyacınız yok ama yine de parasını ödüyorsanız

FaceClock tıkanır, eğer:

• Birden fazla şubeniz varsa ve gerçek zamanlı merkezi kontrol istiyorsanız (cihaz başına çalışır)
• Bir bordro API’siyle entegrasyona ihtiyacınız varsa (CSV ve PDF dışa aktarır, o kadar)
• Ekibiniz uzaktan çalışıyorsa: önünden geçilecek bir kiosk yoktur
• Cihaz başına yaklaşık 50’den fazla kişiniz varsa (tanıma yavaşlar)
• Bir vardiya planlama aracıyla API bağlantısına ihtiyacınız varsa
• Uygulama arayüzünü Türkçe kullanmanız gerekiyorsa (şu an yalnızca İngilizce ve Rusça)

Bir tablo, çünkü herkes tabloyu sever

Nasıl karar verilir

Biri bana yazdığında genelde üç soru sorarım. Cevaplar neredeyse her zaman aracı seçer.

S1: Müşterilere zaman üzerinden fatura kesiyor musunuz?

• Evet → muhtemelen Toggl.
• Hayır → devam edin.

S2: Ekip tek bir fiziksel işyerinde çalışıyor ve vardiyalı personel gibi giriş-çıkış yapıyor mu?

• Evet → FaceClock ya da benzer bir vardiya takip aracı.
• Hayır, uzaktan çalışıyorlar → devam edin.

S3: Verimliliği (ekran görüntüsü, etkinlik, GPS) izlemek istiyor ya da zorunda mısınız?

• Evet → Hubstaff ya da benzerlerinden biri (Time Doctor, Insightful vb.).
• Hayır, uzaktan çalışanlar için yalnızca puantaj lazım → proje odaklı olsa da Toggl Track muhtemelen daha hafif seçenek.

Bazı ekiplerin dördüncü bir sorusu olur: gizlilik konusunda ne kadar katı olmak istiyorsunuz? Cevap “çok” ise ve ekip işyerinde çalışıyorsa, FaceClock’un bulutsuz mimarisi bu grupta neredeyse benzersiz.

Çoğu karşılaştırma yazısından çıkaracaklarım

Bilerek eklemediğim bazı şeyler var, çünkü genelde yanıltıcı ya da gürültüdürler:

• Yorum yıldızları. Üçünün de “G2’de 4,5 yıldızı” var. Her popüler SaaS’ın var. Ölçtüğü şey pazarlama bütçesi, ürünün uygunluğu değil.
• Özellik sayıları. “Toggl’da 47 özellik, Hubstaff’ta 89 var.” Elbette, farklı şeyler yapıyorlar. Sayı, iddia edildiği anlamı taşımaz.
• Mobil uygulamanın cilası. Hepsi yeterince iyi. Önemi yok.
• Kesin tutar. Fiyat sayfaları her çeyrek değişir. Önce doğru biçimde aracı seçin; dolarlar kendiliğinden yerine oturur.

Son söz

En sık gördüğüm hata yanlış ürünü seçmek değil. İyi yorumları var diye bir ürün seçmek, altı ay kullanmak ve ekibin çalışma biçimine uymadığını yavaş yavaş fark etmek. Çözüm aracı değiştirmek değil; seçmeden önce gerçekte ne biçimde bir zaman takibine ihtiyacınız olduğunu bulmak.

Faturalı iş için bir sayaç mı? Uzaktan çalışanlar için etkinlik izleme mi? Vardiyalı personel için dijital bir imza föyü mü?

Bu netleşince bu yazıya neredeyse ihtiyacınız kalmaz. Seçim kendiliğinden yapılır.

Cevap üçüncüyse ve yüz tanımayı kart, PIN ya da parmak iziyle karşılaştırıyorsanız, yüz tanımalı personel takip rehberinde bu karar için bir kontrol listesi var. FaceClock‘un gerçek bir mutfakta nasıl göründüğünü görmek için kafe ve restoranlarda personel takibi yazısına bakın.