FaceClock, Hubstaff и Toggl Track: для чего на самом деле нужен каждый

Этот вопрос приходит мне на почту примерно раз в месяц. В каком-нибудь виде: «Выбираю между FaceClock, Hubstaff и Toggl Track. Какой лучше?»

Честный ответ: их толком нельзя сравнивать. Они выглядят конкурентами, потому что у всех трёх на сайте написано «учёт времени», но решают они разные задачи для разных людей. Выбрать не тот обычно не мелкая ошибка: это значит, что у вас инструмент не той формы.

Поэтому вместо списка функций я расскажу, для чего задуман каждый, кто им хорошо пользуется и где он начинает сыпаться.

Версия на 30 секунд

Если не хочется читать дальше:

• Toggl Track: для людей и небольших команд, которые учитывают время по проектам, обычно оплачиваемое клиентом. Интеллектуальная работа. Дизайнеры, агентства, фрилансеры. Запустил таймер, остановил, отметил проект. Отчёты показывают, куда ушло время.
• Hubstaff: для распределённых команд, где хочется проверять, что люди действительно работают. Скриншоты, отслеживание активности мыши, GPS для полевых сотрудников. Это инструмент контроля продуктивности, к которому приделан учёт времени.
• FaceClock: для физических рабочих мест, где команда отмечает приход и уход. Кафе, мастерские, стоматологии. Не про проекты и не про слежку за активностью. Про то, когда человек пришёл, когда ушёл, и пожалуйста, не загружайте его лицо на сервер.

Если вы киваете на одном из трёх и хмуритесь на двух других, ответ у вас уже есть.

Чем они отличаются в главном

Что учитывают

Toggl учитывает время по проектам. Единица: «я 47 минут работал над фирменным стилем клиента А». Если ваш день - последовательность разных оплачиваемых задач, Toggl сделан для вас. Весь интерфейс построен вокруг таймера и метки проекта.

Hubstaff тоже учитывает время, но единица: «я был активен 47 минут», и это определяется выборками с экрана, мыши, клавиатуры или GPS. Им много пользуются руководители удалённых команд, которым нужен хоть какой-то сигнал, что работа идёт, и платформы с почасовой оплатой, которые хотят проверять часы.

FaceClock учитывает смены. Единица: «Мария была здесь с 9:03 до 17:42». Ему неважно, что Мария делала в смену. Важно, что она была на месте и на работе. Это цифровая замена бумажного журнала прихода и ухода.

Это три действительно разных объекта. «Смена» - не «оплачиваемая сессия» и не «окно отслеживаемой активности».

Где живут данные

Toggl: в облаке (на их серверах). Вошли в аккаунт, записи там.

Hubstaff: в облаке, плюс тяжёлые локальные агенты на компьютере каждого сотрудника, которые снимают скриншоты, образцы активности и координаты GPS. Данные обрабатываются и хранятся в инфраструктуре Hubstaff.

FaceClock: на устройстве. Облака нет. Аккаунта нет. Записи лежат в локальной базе SQLite на одном Android-планшете и покидают его, только когда вы выгружаете CSV или PDF.

Это различие с самыми большими последствиями, и от него зависят многие другие.

Цена

У Toggl Track есть бесплатный тариф до 5 пользователей. Дальше примерно 9-18 долларов за пользователя в месяц в зависимости от тарифа. Для небольшого агентства нормально. Для мастерской на 30 человек быстро становится дорого.

Hubstaff начинается примерно с 7 долларов за пользователя в месяц и заметно дорожает с функциями контроля. Реальные счета средних команд часто лежат в диапазоне 300-1000 долларов в месяц.

FaceClock бесплатный. Всегда. Нет премиум-тарифа, нет платных функций. Вы платите за железо (около 100 долларов за восстановленный планшет), и это весь счёт.

Закон и приватность

Здесь сравнение становится интересным, и именно здесь большинство статей об этих инструментах, которые я видел, ошибается.

Toggl прост: он хранит записи времени и метки проектов. Обычная для SaaS картина с приватностью. Соответствует GDPR, вы подписываете соглашение об обработке данных и живёте дальше. Биометрии почти нет, если только вы не подключите интеграцию, которая её добавит.

Hubstaff - другая категория. Скриншоты, подсчёт нажатий клавиш и GPS, которые он собирает, - чувствительные данные. Можно ли так поступать с командой, сильно зависит от страны. В ЕС статья 88 GDPR позволяет государствам вводить более строгие правила для данных сотрудников; в Германии, например, производственный совет имеет право голоса по любой системе, способной следить за сотрудниками, а суды строго относятся к записи нажатий клавиш; в Калифорнии есть требования об уведомлении и согласии, которые Hubstaff описывает, но выполнять их вам. В России контроль работников тоже требует уведомления и согласия по 152-ФЗ. Ничего невозможного, но до внедрения нужна серьёзная юридическая проверка.

FaceClock - ещё одна категория, из-за биометрии. Черты лица - биометрические данные по 152-ФЗ, BIPA, GDPR, CCPA и большинству современных законов. FaceClock работоспособен потому, что никуда эти данные не передаёт: они остаются на устройстве. Юридический вес фразы «мы собираем биометрию» гораздо меньше, когда ответ на вопрос «у кого есть доступ?» звучит как «буквально только у администратора устройства». Нет поставщика, с которым надо заключать договор поручения, нет трансграничной передачи, нет утечки у третьей стороны. Письменное согласие сотрудников всё равно понадобится. (Проверьте свой случай у юриста по трудовому праву.)

Где каждый ломается

Toggl ломается, когда:

• Вы учитываете присутствие, а не оплачиваемую работу: совсем не та форма
• У вас 30 человек на одной площадке: цена кусается
• Нужна биометрическая проверка: Toggl этого не умеет

Hubstaff ломается, когда:

• Сотрудники против отслеживания активности (часто это решающий фактор)
• В вашей стране такой контроль ограничен
• Вы хотите внедрить тихо: у слова «Hubstaff» сильная репутация
• Вам не нужны функции контроля, но вы всё равно за них платите

FaceClock ломается, когда:

• У вас несколько точек и нужен централизованный контроль в реальном времени (он работает на одном устройстве)
• Нужна интеграция с API зарплатной системы (он выгружает CSV и PDF, и всё)
• Команда работает удалённо: мимо какого киоска ей ходить?
• На одно устройство приходится больше примерно 50 человек (распознавание замедляется)
• Нужна связь через API с программой графиков

Таблица, раз уж все любят таблицы

Как решить

Когда мне пишут, я обычно задаю три вопроса. Ответы почти всегда выбирают инструмент сами.

В1: Вы выставляете клиентам счета за время?

• Да → скорее всего, Toggl.
• Нет → дальше.

В2: Команда работает в одном физическом месте и отмечается как сменный персонал?

• Да → FaceClock или похожий инструмент для учёта смен.
• Нет, удалённо → дальше.

В3: Вам нужно или хочется контролировать продуктивность (скриншоты, активность, GPS)?

• Да → Hubstaff или аналоги (Time Doctor, Insightful и т. п.).
• Нет, нужны просто табели для удалённых сотрудников → Toggl Track, скорее всего, будет легче, хоть он и проектный.

У некоторых команд есть четвёртый вопрос: насколько строго вы относитесь к приватности? Если ответ «очень» и команда работает на месте, архитектура FaceClock без облака в этой тройке практически уникальна.

Что я бы выкинул из большинства сравнений

Кое-что я сознательно не включил, потому что это обычно вводит в заблуждение или просто шум:

• Звёзды в отзывах. У всех трёх «4,5 звезды на G2». У любого популярного SaaS они есть. Это мера маркетингового бюджета, а не того, подходит ли продукт.
• Количество функций. «У Toggl 47 функций, у Hubstaff 89». Конечно, они же делают разное. Число значит не то, что под ним подразумевают.
• Лоск мобильного приложения. У всех нормальный. Неважно.
• Точная цена. Страницы с ценами меняются каждый квартал. Сначала выберите инструмент правильной формы, а доллары разложатся сами.

Напоследок

Самая частая ошибка, которую я вижу, - не выбор плохого продукта. А выбор продукта из-за хороших отзывов, полгода работы с ним и постепенное понимание, что он не подходит к тому, как команда работает. Решение не в том, чтобы сменить инструмент, а в том, чтобы до выбора понять, какая форма учёта времени вам действительно нужна.

Таймер для оплачиваемой работы? Контроль активности для удалённых? Цифровой журнал прихода для сменного персонала?

Когда это ясно, эта статья вам почти не нужна. Выбор делается сам.

Если ответ третий и вы сравниваете распознавание лиц с пропусками, PIN-кодами или отпечатками, в руководстве по терминалам с распознаванием лиц есть чек-лист для этого решения. А как FaceClock выглядит на настоящей кухне, рассказано в статье учёт рабочего времени в кафе и ресторанах.