FaceClock vs Hubstaff vs Toggl Track: para que cada um serve de verdade

Recebo esta pergunta por e-mail mais ou menos uma vez por mês. Alguma variação de: “Estou entre FaceClock, Hubstaff e Toggl Track. Qual é o melhor?”

A resposta honesta é que eles não são bem comparáveis. Parecem concorrentes porque os três escrevem “controle de horas” no site, mas resolvem problemas diferentes para pessoas diferentes. Escolher o errado raramente é um erro pequeno: costuma significar que você está usando uma ferramenta com o formato errado.

Então, em vez de uma lista de recursos, vou contar para que cada um foi pensado, quem usa bem e onde ele cai.

A versão de 30 segundos

Se você não quer ler o resto:

• Toggl Track: para pessoas e equipes pequenas que registram tempo por projeto, normalmente faturável. Trabalho intelectual. Designers, agências, freelancers. Você liga um cronômetro, desliga, marca o projeto. Os relatórios mostram para onde foi o tempo.
• Hubstaff: para equipes distribuídas em que você quer conferir se as pessoas estão trabalhando. Tem capturas de tela, monitoramento de atividade do mouse e GPS para equipes de campo. É uma ferramenta de monitoramento de produtividade com controle de horas junto.
• FaceClock: para locais de trabalho físicos com uma equipe que bate o ponto na entrada e na saída. Cafeterias, oficinas, consultórios. Não é sobre projetos, nem sobre monitorar atividade. É sobre: quando essa pessoa chegou, quando saiu e, por favor, não mande o rosto dela para um servidor.

Se você concordou com um dos três e torceu o nariz para os outros dois, já tem a sua resposta.

Como eles diferem no que importa

O que registram

O Toggl registra tempo por projeto. A unidade é “trabalhei 47 minutos na identidade visual do cliente A”. Se o seu dia é uma sequência de tarefas faturáveis diferentes, o Toggl foi feito para você. A interface inteira gira em torno do cronômetro e da etiqueta de projeto.

O Hubstaff também registra tempo, mas a unidade é “fiquei ativo por 47 minutos”, algo que ele determina amostrando tela, mouse, teclado ou coordenadas de GPS. É muito usado por gestores de equipes remotas que querem algum sinal de que o trabalho está acontecendo, e por plataformas que pagam por hora e querem verificar as horas.

O FaceClock registra turnos. A unidade é “a Maria esteve aqui das 9h03 às 17h42”. Ele não se importa com o que a Maria fez durante o turno. Importa que ela estava no local e em horário de trabalho. É o substituto digital da folha de ponto em papel.

São três objetos realmente diferentes. Um “turno” não é uma “sessão faturável” nem uma “janela de atividade monitorada”.

Onde ficam os dados

Toggl: na nuvem (nos servidores deles). Você entra e seus registros estão lá.

Hubstaff: na nuvem, com agentes locais pesados no computador de cada funcionário capturando telas, amostras de atividade e coordenadas de GPS. Os dados são processados e guardados na infraestrutura do Hubstaff.

FaceClock: no aparelho. Não existe nuvem. Não existe conta. Os registros ficam no banco SQLite local de um tablet Android e só saem dele quando você exporta um CSV ou um PDF.

Essa é a diferença com mais consequências, e dela dependem muitas das outras.

Preço

O Toggl Track tem um plano gratuito para até 5 usuários. Acima disso, custa mais ou menos de 9 a 18 dólares por usuário por mês, dependendo do plano. Para uma agência pequena, tudo bem. Para uma oficina de 30 pessoas, pesa rápido.

O Hubstaff começa em torno de 7 dólares por usuário por mês e sobe bastante com os recursos de monitoramento. As faturas reais de equipes médias costumam ficar entre 300 e 1.000 dólares por mês.

O FaceClock é gratuito. Sempre. Não existe plano premium nem recurso pago. Você paga o hardware (uns 100 dólares num tablet recondicionado) e essa é a conta inteira.

Conformidade e privacidade

É aqui que a comparação fica interessante e onde a maioria dos artigos que já vi sobre essas ferramentas erra.

O Toggl é simples: guarda seus registros de tempo e etiquetas de projeto. Privacidade padrão de SaaS. Está em conformidade com o RGPD, você assina um contrato de tratamento de dados e segue a vida. Quase não há dado biométrico, a menos que você conecte uma integração que acrescente isso.

O Hubstaff está em outra categoria. Capturas de tela, contagem de teclas e dados de GPS são sensíveis. Se você pode fazer isso com a sua equipe depende muito do lugar. Na UE, o artigo 88 do RGPD permite que os países definam regras mais rígidas para dados de funcionários; na Alemanha, por exemplo, o conselho de empresa tem voz sobre qualquer sistema capaz de monitorar funcionários, e os tribunais têm sido rigorosos com registro de teclas; a Califórnia tem exigências de aviso e consentimento que o Hubstaff documenta, mas cuja aplicação fica com você. No Brasil, a LGPD pede finalidade, necessidade e transparência. Nada disso é impossível, mas exige uma revisão jurídica séria antes da implantação.

O FaceClock está em outra categoria ainda, por causa da biometria. Traços faciais são dados biométricos pela LGPD, pelo RGPD, pela BIPA, pela CCPA e pela maioria das leis modernas de privacidade. O que torna o FaceClock viável é que ele não transmite os dados para lugar nenhum: eles ficam no aparelho. O peso jurídico de “coletamos dados biométricos” é muito menor quando a resposta para “quem tem acesso?” é “literalmente só o administrador do aparelho”. Não há fornecedor com quem assinar contrato de tratamento, nem transferência internacional, nem vazamento de terceiros com que se preocupar. (Vale conferir com um advogado trabalhista para o seu caso, claro.)

Onde cada um falha

O Toggl falha quando:

• Você controla presença, não trabalho faturável: formato completamente errado
• Você tem um local físico com 30 pessoas: o preço dói
• Você precisa de verificação biométrica: o Toggl não faz isso

O Hubstaff falha quando:

• A equipe rejeita monitoramento de atividade (muitas vezes, um fator decisivo)
• Você está num lugar onde esse tipo de monitoramento é restrito
• Você quer implantar sem barulho: “Hubstaff” desperta opiniões fortes
• Você não precisa de nenhum recurso de monitoramento e paga por eles mesmo assim

O FaceClock falha quando:

• Você tem várias unidades e quer supervisão central em tempo real (ele funciona por aparelho)
• Você precisa de integração com uma API de folha (ele exporta CSV e PDF, e só)
• A sua equipe trabalha remoto: não existe quiosque para passar na frente
• Você tem mais de umas 50 pessoas por aparelho (o reconhecimento fica lento)
• Você precisa de integração por API com uma ferramenta de escala
• Você precisa de um REP certificado pela Portaria 671 para o ponto oficial

Uma tabela, porque as pessoas gostam

Como decidir

Quando alguém me escreve, costumo fazer três perguntas. As respostas quase sempre escolhem a ferramenta.

P1: Você cobra clientes por tempo?

• Sim → provavelmente Toggl.
• Não → continue.

P2: A equipe trabalha num único local físico e bate o ponto como equipe de turnos?

• Sim → FaceClock ou uma ferramenta parecida de ponto por turnos.
• Não, trabalham remoto → continue.

P3: Você quer ou precisa monitorar produtividade (capturas, atividade, GPS)?

• Sim → Hubstaff ou algum equivalente (Time Doctor, Insightful etc.).
• Não, só preciso de registro de horas de quem trabalha remoto → provavelmente o Toggl Track é o mais leve, mesmo sendo pensado para projetos.

Algumas equipes têm uma quarta pergunta: quão rígida você quer que seja a privacidade? Se a resposta for “muito” e a equipe trabalha no local, a arquitetura sem nuvem do FaceClock é praticamente única nesse grupo.

O que eu deixaria de fora da maioria das comparações

Algumas coisas que não incluí de propósito, porque costumam confundir ou são ruído:

• Estrelas de avaliação. Os três têm “4,5 estrelas no G2”. Todo SaaS popular tem. Isso mede orçamento de marketing, não encaixe do produto.
• Número de recursos. “O Toggl tem 47 recursos, o Hubstaff tem 89.” Claro, porque fazem coisas diferentes. O número não significa o que fingem que significa.
• Acabamento do app de celular. Todos são bons. Não importa.
• O valor exato. Páginas de preço mudam a cada trimestre. Escolha primeiro o formato certo de ferramenta; os dólares se ajeitam depois.

Uma última ideia

O erro mais comum que vejo não é escolher o produto errado. É escolher um produto porque ele tem boas avaliações, usar por seis meses e ir descobrindo aos poucos que ele não combina com o jeito que a equipe trabalha. A solução não é trocar de ferramenta: é descobrir, antes de escolher, de que formato de controle de horas você realmente precisa.

Um cronômetro para trabalho faturável? Um monitor de atividade para quem trabalha remoto? Uma folha de ponto digital para equipe de turnos?

Com isso claro, você quase não precisa deste artigo. A escolha se faz sozinha.

Se a resposta é a terceira e você está comparando reconhecimento facial com crachá, senha ou digital, o guia de relógio de ponto com reconhecimento facial tem um checklist para essa decisão. E para ver como é usar o FaceClock numa cozinha de verdade, veja controle de ponto para cafeterias e restaurantes.