FaceClock vs Hubstaff vs Toggl Track: a cosa serve davvero ciascuno

Ricevo questa domanda via email più o meno una volta al mese. In qualche variante: «Sono indeciso tra FaceClock, Hubstaff e Toggl Track. Qual è il migliore?»

La risposta onesta è che non sono davvero confrontabili. Sembrano concorrenti perché tutti e tre scrivono «rilevazione del tempo» sul sito, ma risolvono problemi diversi per persone diverse. Scegliere quello sbagliato di rado è un piccolo errore: di solito vuol dire usare uno strumento con la forma sbagliata.

Quindi, invece di una lista di funzioni, spiego per cosa è pensato ciascuno, chi lo usa bene e dove cede.

La versione in 30 secondi

Se non avete voglia di leggere il resto:

• Toggl Track: per persone e piccoli team che registrano il tempo per progetto, di solito fatturabile. Lavoro intellettuale. Designer, agenzie, freelance. Avviate un timer, lo fermate, assegnate il progetto. I report mostrano dove è finito il tempo.
• Hubstaff: per team distribuiti in cui volete verificare che le persone lavorino davvero. Screenshot, monitoraggio dell’attività del mouse, GPS per chi lavora sul campo. È uno strumento di controllo della produttività con la rilevazione del tempo attaccata.
• FaceClock: per luoghi di lavoro fisici con un organico che timbra entrata e uscita. Bar, officine, studi dentistici. Non si tratta di progetti né di sorvegliare l’attività. Si tratta di: quando è arrivata questa persona, quando se n’è andata e, per favore, non caricate il suo volto su un server.

Se annuite davanti a uno dei tre e aggrottate la fronte davanti agli altri due, avete la vostra risposta.

In cosa si differenziano davvero

Cosa registrano

Toggl registra tempo per progetto. L’unità è «ho lavorato 47 minuti all’identità visiva del cliente A». Se la vostra giornata è una sequenza di attività fatturabili distinte, Toggl è fatto per voi. Tutta l’interfaccia ruota intorno al timer e all’etichetta di progetto.

Anche Hubstaff registra il tempo, ma l’unità è «sono stato attivo 47 minuti», stabilito campionando schermo, mouse, tastiera o coordinate GPS. Lo usano molto i responsabili di team remoti che vogliono un segnale che il lavoro stia avvenendo, e le piattaforme che pagano a ore e vogliono verificarle.

FaceClock registra turni. L’unità è «Maria era qui dalle 9:03 alle 17:42». Non gli interessa cosa ha fatto Maria durante il turno. Gli interessa che fosse sul posto e in servizio. È il sostituto digitale del foglio presenze cartaceo.

Sono tre oggetti davvero diversi. Un «turno» non è una «sessione fatturabile» né una «finestra di attività monitorata».

Dove stanno i dati

Toggl: nel cloud (i loro server). Accedete, e le vostre registrazioni sono lì.

Hubstaff: nel cloud, con agenti locali pesanti sul computer di ogni dipendente che catturano screenshot, campioni di attività e coordinate GPS. I dati vengono elaborati e conservati sull’infrastruttura di Hubstaff.

FaceClock: sul dispositivo. Non c’è cloud. Non c’è account. I registri stanno nel database SQLite locale di un tablet Android e ne escono solo quando esportate un CSV o un PDF.

È la differenza con le conseguenze maggiori, e da essa dipendono molte delle altre.

Prezzo

Toggl Track ha un piano gratuito fino a 5 utenti. Oltre, costa circa da 9 a 18 dollari per utente al mese a seconda del piano. Per una piccola agenzia va bene. Per un’officina di 30 persone sale in fretta.

Hubstaff parte da circa 7 dollari per utente al mese e sale parecchio con le funzioni di monitoraggio. Le fatture reali dei team medi stanno spesso tra 300 e 1.000 dollari al mese.

FaceClock è gratuito. Sempre. Nessun piano premium, nessuna funzione a pagamento. Pagate l’hardware (circa 100 dollari per un tablet ricondizionato) e quella è tutta la spesa.

Conformità e privacy

Qui il confronto si fa interessante, ed è qui che la maggior parte degli articoli su questi strumenti che ho letto sbaglia.

Toggl è semplice: conserva le registrazioni del tempo e le etichette dei progetti. Privacy standard da SaaS. Conforme al GDPR, firmate un accordo sul trattamento dei dati e via. Quasi nessun dato biometrico, a meno che non colleghiate un’integrazione che ne aggiunga.

Hubstaff è in un’altra categoria. Screenshot, conteggio dei tasti premuti e dati GPS sono sensibili. Se potete farlo con il vostro team dipende moltissimo dal Paese. Nell’UE l’art. 88 del GDPR permette agli Stati di fissare regole più severe per i dati dei dipendenti; in Italia l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori limita gli strumenti da cui deriva la possibilità di controllo a distanza e di solito richiede un accordo sindacale o un’autorizzazione dell’Ispettorato; in Germania il consiglio d’azienda ha voce su ogni sistema che possa sorvegliare i dipendenti; la California ha obblighi di informativa e consenso che Hubstaff documenta ma che spetta a voi applicare. Niente di impossibile, ma serve una seria revisione legale prima di introdurlo.

FaceClock è in un’altra categoria ancora, per via della biometria. I tratti del volto sono dati biometrici per BIPA, GDPR, CCPA e la maggior parte delle leggi moderne. Ciò che rende FaceClock praticabile è che non trasmette i dati da nessuna parte: restano sul dispositivo. Il peso legale di «raccogliamo dati biometrici» è molto minore quando la risposta a «chi ha accesso?» è «letteralmente solo l’amministratore del dispositivo». Nessun fornitore con cui firmare un accordo sul trattamento, nessun trasferimento all’estero, nessuna violazione presso terzi di cui preoccuparsi. (In Italia la domanda preliminare resta quella del Garante sulla proporzionalità della biometria per le presenze. Verificate il vostro caso con un giuslavorista.)

Dove cede ciascuno

Toggl cede quando:

• Rilevate presenze, non lavoro fatturabile: forma completamente sbagliata
• Avete un luogo fisico con 30 persone: il prezzo fa male
• Vi serve una verifica biometrica: Toggl non la fa

Hubstaff cede quando:

• Il personale rifiuta il monitoraggio dell’attività (spesso è decisivo)
• Siete in un Paese dove questo tipo di controllo è limitato
• Volete introdurlo senza clamore: «Hubstaff» suscita reazioni forti
• Non vi serve nessuna funzione di monitoraggio e la pagate comunque

FaceClock cede quando:

• Avete più sedi e volete un controllo centrale in tempo reale (funziona per dispositivo)
• Vi serve un’integrazione con un’API paghe (esporta CSV e PDF, e basta)
• Il team lavora da remoto: non c’è nessun chiosco davanti a cui passare
• Avete più di circa 50 persone per dispositivo (il riconoscimento rallenta)
• Vi servono collegamenti API con uno strumento per i turni
• Siete in Italia e lo usereste solo per le presenze

Una tabella, visto che piacciono

Come decidere

Quando qualcuno mi scrive, di solito faccio tre domande. Le risposte scelgono quasi sempre lo strumento.

D1: Fatturate il tempo ai clienti?

• Sì → probabilmente Toggl.
• No → andate avanti.

D2: Il team lavora in un solo luogo fisico e timbra come personale a turni?

• Sì → FaceClock o uno strumento simile per le presenze a turni (in Italia, fatta salva la questione del Garante).
• No, lavora da remoto → andate avanti.

D3: Volete o dovete monitorare la produttività (screenshot, attività, GPS)?

• Sì → Hubstaff o un equivalente (Time Doctor, Insightful, ecc.).
• No, servono solo fogli ore per chi lavora da remoto → Toggl Track è probabilmente il più leggero, anche se pensato per progetti.

Alcuni team hanno una quarta domanda: quanto volete essere rigorosi sulla privacy? Se la risposta è «molto» e il team lavora in sede, l’architettura senza cloud di FaceClock è praticamente unica in questo gruppo.

Cosa lascerei fuori dalla maggior parte dei confronti

Alcune cose non le ho incluse di proposito, perché di solito fuorviano o fanno solo rumore:

• Le stelle delle recensioni. Tutti e tre hanno «4,5 stelle su G2». Ogni SaaS popolare le ha. Misurano il budget di marketing, non l’adeguatezza del prodotto.
• Il numero di funzioni. «Toggl ha 47 funzioni, Hubstaff 89.» Certo, fanno cose diverse. Il numero non significa quello che si vuol far credere.
• La rifinitura dell’app mobile. Vanno tutte bene. Non conta.
• La cifra esatta. Le pagine dei prezzi cambiano ogni trimestre. Scegliete prima la forma giusta di strumento; i dollari si sistemano da soli.

Per chiudere

L’errore più comune che vedo non è scegliere il prodotto sbagliato. È sceglierne uno perché ha buone recensioni, usarlo sei mesi e scoprire a poco a poco che non si adatta al modo in cui lavora il team. La soluzione non è cambiare strumento: è capire, prima di scegliere, di quale forma di rilevazione del tempo avete davvero bisogno.

Un timer per il lavoro fatturabile? Un monitoraggio dell’attività per i team remoti? Un foglio presenze digitale per il personale a turni?

Una volta chiarito questo, questo articolo quasi non vi serve. La scelta si fa da sola.

Se la risposta è la terza e state confrontando il riconoscimento facciale con badge, PIN o impronte, la guida ai marcatempo con riconoscimento facciale ha una checklist per quella decisione. E per vedere com’è FaceClock in una cucina vera, leggete la rilevazione presenze in bar e ristoranti.