Mesin absensi wajah: cara kerjanya dan apa yang perlu dicek sebelum memilih

Mesin absensi wajah hanya punya satu tugas: di awal shift seseorang berdiri di depan kamera, sistem mengenali siapa dia, lalu jamnya masuk ke catatan. Di akhir shift juga sama.

Idenya cuma itu. Perbedaan antarproduk ada di semua hal lain: di mana pencocokan dilakukan, apa yang terjadi saat ia keliru, berapa biaya per orang, dan siapa yang akhirnya memegang data wajah tim Anda. Panduan ini membahas semuanya satu per satu, supaya Anda bisa memilih tanpa membaca empat puluh halaman produk.

Terus terang saja: kami membuat FaceClock, aplikasi absensi wajah untuk Android. Saya akan bilang di mana ia cocok dan di mana tidak.

Bagaimana pengenalan wajah mencatat absen

Semua sistem di pasaran, dari terminal dinding seharga 400 dolar sampai aplikasi ponsel, kurang lebih melakukan empat langkah yang sama:

1. Mendeteksi. Menemukan wajah di gambar kamera lalu memotongnya. FaceClock memakai model kecil bernama YuNet: 227 KB.
2. Mengodekan. Mengubah wajah yang dipotong menjadi vektor, yaitu deretan angka yang menggambarkan wajah itu. FaceClock memakai SFace, yang menghasilkan 128 angka per wajah.
3. Membandingkan. Mengukur seberapa dekat vektor itu dengan vektor setiap orang yang terdaftar.
4. Memutuskan. Jika yang terdekat cukup dekat, di atas ambang tertentu, itulah orangnya. Jika tidak, tidak ada yang tercatat.

Kompromi ada di langkah 4. Ambang yang longgar kadang mencatat orang yang salah. Ambang yang ketat kadang meminta orang yang benar mencoba lagi. Untuk penggajian, kesalahan kedua jauh lebih murah. “Coba lagi” makan tiga detik. Shift yang tercatat atas nama orang lain berujung debat di akhir bulan. Karena itu FaceClock disetel ke arah ketat.

Kenapa usaha beralih dari kartu, PIN, dan sidik jari ke wajah

Terutama karena satu hal: titip absen. PIN bisa dikirim lewat pesan. Kartu bisa dipinjamkan. Wajah tidak, dan setiap absen disertai foto orang yang berdiri di depan kamera.

Alasan lainnya lebih kecil, tapi nyata:

• Tidak ada yang bisa hilang atau lupa. Tidak perlu ganti kartu atau reset PIN di Senin pagi.
• Tidak ada yang perlu disentuh. Mesin sidik jari kotor di dapur dan gagal karena tepung, debu proyek, atau kulit kering. Kamera tidak peduli.
• Tidak ada yang aus. Sensor sidik jari adalah komponen yang suatu saat rusak. Kamera tablet lebih awet dari tabletnya sendiri.

Yang Anda korbankan dibanding papan PIN: data wajah adalah data biometrik, dan itu membawa kewajiban hukum. Kita bahas di bawah.

Tiga jenis mesin absensi wajah

1. Terminal dinding

Kotak berisi kamera dan layar kecil yang dipasang di dinding, sering kali dengan pembaca kartu dan sensor sidik jari sekaligus. Merek seperti ZKTeco dan Anviz menjual banyak di Indonesia.

• Unggul di: ketahanan. Dibuat untuk pintu masuk pabrik. Banyak yang bisa offline lalu sinkron belakangan.
• Lemah di: semua hal di sekitar perangkat kerasnya. Pengaturan sering lewat program Windows atau portal cloud. Kalau rusak, harus memesan model tertentu.
• Biaya: perangkat biasanya dibeli sekali, mulai beberapa ratus dolar, kadang ditambah langganan software.

2. Aplikasi cloud dengan “mode kios” di tablet

Layanan absensi, biasanya bagian dari produk jadwal atau penggajian yang lebih besar, yang mengubah tablet menjadi titik absen. Pencocokan wajah biasanya terjadi di server penyedia.

• Unggul di: gambaran besar. Dasbor banyak cabang, jadwal, integrasi penggajian, notifikasi keterlambatan.
• Lemah di: bekerja tanpa internet, dan privasi. Gambar atau vektor wajah keluar dari tempat usaha, jadi data biometrik tim Anda berada di pihak ketiga. Kalau Wi-Fi mati di Sabtu malam, absen bisa tertahan atau gagal.
• Biaya: langganan bulanan per pengguna. Biasanya beberapa dolar per orang per bulan, yang lumayan besar untuk tim 20 orang dalam beberapa tahun.

3. Aplikasi yang berjalan di perangkat

Aplikasi yang mendeteksi, mengodekan, dan mencocokkan semuanya di ponsel atau tablet. Tidak ada yang dikirim ke mana pun. FaceClock termasuk jenis ini.

• Unggul di: privasi, biaya, dan bekerja di tempat yang internetnya lemah atau tidak ada: basement, lapak pasar, proyek konstruksi, bengkel di daerah.
• Lemah di: apa pun yang butuh perangkat saling berkomunikasi. Tidak ada dasbor pusat untuk lima cabang, tidak ada notifikasi langsung, tidak ada sinkron langsung ke penggajian. Anda mengekspor jam kerja lalu membawanya ke tempat yang perlu.
• Biaya: FaceClock gratis. Perangkat kerasnya cukup satu perangkat Android yang mungkin sudah menganggur di laci Anda.

Di mana mesin absensi wajah gagal (semuanya)

Saya akan curiga pada penyedia yang tidak menyebutkan hal-hal ini.

Cahaya dari belakang. Kamera yang menghadap pintu kaca pukul 8 pagi hanya melihat siluet. Ini penyebab nomor satu “kok nggak kenal saya”. Pasang perangkat dengan cahaya di belakang kamera, bukan di belakang orang.

Perubahan penampilan besar. Jenggot tebal yang tumbuh sebulan atau kacamata baru berbingkai tebal bisa membuat seseorang jatuh di bawah ambang. Daftar ulang cukup satu menit.

Kembar dan saudara yang sangat mirip. Pengenalan wajah umum bisa kesulitan membedakan kembar identik. Kalau ada karyawan kembar, beri mereka cara absen lain atau cek shift mereka lewat foto.

Foto wajah. Menyodorkan foto rekan kerja adalah serangan paling jelas. Terminal mahal memakai deteksi keaslian (sensor inframerah atau 3D) untuk mencegahnya. FaceClock tidak menjalankan model anti-pemalsuan terpisah. Yang dilakukannya adalah menyimpan foto setiap absen masuk dan pulang, jadi manajer yang menelusuri catatan shift langsung melihat layar ponsel yang disodorkan ke kamera. Untuk kafe 10 orang, itu biasanya cukup sebagai efek jera. Untuk proyek dengan 300 pekerja subkon, Anda butuh deteksi keaslian berbasis perangkat keras.

Soal hukum, singkat saja

Di Indonesia, data biometrik adalah data pribadi spesifik menurut UU PDP. Di Uni Eropa, data wajah untuk mengenali orang termasuk Pasal 9 GDPR. Di Illinois, BIPA mewajibkan izin bertanda tangan sebelum pemindaian pertama dan memberi karyawan hak menuntut 1.000 sampai 5.000 dolar per pelanggaran.

Faktor terbesarnya adalah apakah data biometrik keluar dari perangkat. Kalau keluar, Anda harus menjelaskan hubungan dengan penyedia, transfer data, dan risiko kebocoran. Kalau tidak, sebagian besar itu hilang, dan yang tersisa adalah pemberitahuan, persetujuan, dan masa simpan, semuanya dalam kendali Anda. Selengkapnya di sini: absensi biometrik dan hukum.

Daftar periksa sebelum memilih

Bawa ke halaman produk mana pun, termasuk milik kami.

1. Di mana pencocokan dilakukan? Di perangkat atau di server? Kalau halaman tidak menyebutkan, anggap di server.
2. Apakah bisa jalan tanpa internet? Bukan “menyimpan cache sebentar”, tapi benar-benar jalan, tanpa batas waktu.
3. Apa yang disimpan? Foto, vektor, atau keduanya? Berapa lama? Apakah terhapus otomatis?
4. Bisakah karyawan absen tanpa ponsel sendiri? Meminta helper dapur berusia 19 tahun memasang aplikasi supaya bisa digaji hanya menambah gesekan.
5. Apa yang terjadi kalau seseorang tidak dikenali? Coba lagi, cara cadangan, persetujuan manajer?
6. Bisakah manajer mengubah jam absen belakangan? Sebagian pemilik usaha menginginkannya. Yang lain justru sebaliknya: catatan yang tidak bisa diubah diam-diam oleh siapa pun. FaceClock termasuk yang kedua: shift yang tercatat tidak bisa dipindah, hanya bisa ditambah.
7. Bagaimana jam kerja sampai ke penggajian? CSV, PDF, integrasi langsung?
8. Berapa biaya untuk jumlah karyawan Anda selama tiga tahun? Harga per pengguna terlihat kecil sampai dikalikan.
9. Apa yang terjadi pada data kalau Anda berhenti berlangganan? Untuk produk cloud, tanyakan cara mengekspornya dan cara mereka menghapusnya.
10. Di Indonesia: apakah ada persetujuan yang sah dan alternatif bagi yang menolak?

Kapan FaceClock cocok, dan kapan tidak

Cocok untuk satu lokasi dengan satu pintu masuk dan sekitar 3 sampai 50 orang: kafe, salon, klinik gigi, bengkel, gudang kecil, tata usaha sekolah. Pasang seperti ini:

• Perangkat Android versi 7.0 ke atas: ponsel lama atau tablet murah sudah cukup.
• Pasang di pintu masuk setinggi wajah, dengan cahaya jatuh ke wajah, bukan dari belakang. Nyalakan “layar tetap menyala” di pengaturan dan colokkan ke charger.
• Tidak ada yang perlu didaftarkan lebih dulu. Saat wajah yang belum dikenal pertama kali mengetuk tombol, aplikasi menanyakan nama dan mengambil foto referensi. Setelah itu orang tersebut cukup mengetuk dan melihat.
• Shift yang melewati tengah malam disimpan sebagai satu catatan. Kalau seseorang lupa absen pulang, absen berikutnya setelah durasi shift maksimum (bawaan 12 jam) membuka shift baru.
• Ekspor CSV atau PDF berisi foto absen saat waktunya menggaji. Shift disimpan 90 hari lalu terhapus otomatis, jadi ekspor minimal sebulan sekali.
• Minta persetujuan dan sediakan alternatif bagi yang tidak mau.

Tidak cocok kalau Anda butuh beberapa cabang dalam satu dasbor, deteksi keaslian berbasis perangkat keras, integrasi langsung ke penggajian, atau tampilan aplikasi dalam bahasa selain Inggris atau Rusia. Untuk itu, lihat produk cloud dan terminal di atas, lalu bandingkan dengan daftar periksa.

Untuk melihat sisa pekerjaan sehari-hari, absensi untuk kafe dan restoran membahas kafe 12 orang dari awal sampai akhir.