FaceClock vs Hubstaff vs Toggl Track: sebenarnya untuk apa masing-masing

Pertanyaan ini datang lewat email kira-kira sebulan sekali. Bentuknya macam-macam: “Saya bingung pilih FaceClock, Hubstaff, atau Toggl Track. Mana yang terbaik?”

Jawaban jujurnya, ketiganya tidak benar-benar bisa dibandingkan. Mereka terlihat seperti pesaing karena sama-sama menulis “pencatat waktu” di situsnya, tapi mereka menyelesaikan masalah berbeda untuk orang berbeda. Salah pilih biasanya bukan kesalahan kecil; itu berarti Anda memakai alat dengan bentuk yang keliru.

Jadi, alih-alih daftar fitur, saya akan menjelaskan untuk apa masing-masing dirancang, siapa yang memakainya dengan baik, dan di mana ia mentok.

Versi 30 detik

Kalau tidak sempat membaca sisanya:

• Toggl Track: untuk individu dan tim kecil yang mencatat waktu per proyek, biasanya yang ditagihkan ke klien. Pekerja pengetahuan. Desainer, agensi, freelancer. Nyalakan timer, matikan, beri label proyek. Laporan menunjukkan ke mana waktu habis.
• Hubstaff: untuk tim terdistribusi yang ingin memastikan orang benar-benar bekerja. Tangkapan layar, pelacakan aktivitas mouse, GPS untuk pekerja lapangan. Ini alat pemantau produktivitas dengan pencatat waktu sebagai tambahan.
• FaceClock: untuk tempat kerja fisik dengan karyawan yang absen masuk dan pulang. Kafe, bengkel, klinik gigi. Bukan soal proyek, bukan soal memantau aktivitas. Soalnya adalah: kapan orang ini datang, kapan pulang, dan tolong jangan unggah wajahnya ke server.

Kalau Anda mengangguk pada salah satu dan mengernyit pada dua lainnya, jawabannya sudah ketemu.

Bedanya di hal-hal yang penting

Apa yang dicatat

Toggl mencatat waktu per proyek. Satuannya: “Saya mengerjakan branding klien A selama 47 menit.” Kalau hari Anda berisi rangkaian tugas berbeda yang bisa ditagih, Toggl dibuat untuk Anda. Seluruh tampilannya berpusat pada timer dan label proyek.

Hubstaff juga mencatat waktu, tapi satuannya “saya aktif selama 47 menit”, yang ditentukan dengan mengambil sampel layar, mouse, keyboard, atau koordinat GPS. Banyak dipakai manajer tim jarak jauh yang ingin ada tanda bahwa pekerjaan berjalan, dan platform yang membayar per jam dan ingin memverifikasi jamnya.

FaceClock mencatat shift. Satuannya: “Maria ada di sini dari 09.03 sampai 17.42.” Ia tidak peduli apa yang dikerjakan Maria selama shift. Yang penting Maria ada di lokasi dan sedang bertugas. Ini pengganti digital buku absen kertas.

Ketiganya benar-benar objek yang berbeda. “Shift” bukan “sesi yang ditagih”, dan bukan pula “jendela aktivitas yang dipantau”.

Di mana data disimpan

Toggl: di cloud (server mereka). Anda login, catatan Anda ada di sana.

Hubstaff: di cloud, ditambah agen lokal yang cukup berat di komputer setiap karyawan untuk mengambil tangkapan layar, sampel aktivitas, dan koordinat GPS. Datanya diproses dan disimpan di infrastruktur Hubstaff.

FaceClock: di perangkat. Tidak ada cloud. Tidak ada akun. Catatan disimpan di database SQLite lokal di satu tablet Android dan hanya keluar dari perangkat saat Anda mengekspor CSV atau PDF.

Inilah perbedaan dengan dampak terbesar, dan banyak perbedaan lain bermula dari sini.

Harga

Toggl Track punya paket gratis hingga 5 pengguna. Di atas itu, kira-kira 9 sampai 18 dolar per pengguna per bulan tergantung paketnya. Untuk agensi kecil tidak masalah. Untuk bengkel berisi 30 orang, cepat membengkak.

Hubstaff mulai sekitar 7 dolar per pengguna per bulan dan naik tajam dengan fitur pemantauan. Tagihan nyata tim menengah sering berada di kisaran 300 sampai 1.000 dolar per bulan.

FaceClock gratis. Selalu. Tidak ada paket premium, tidak ada fitur berbayar. Anda membayar perangkat kerasnya (sekitar 100 dolar untuk tablet rekondisi), dan itu seluruh tagihannya.

Kepatuhan dan privasi

Di sinilah perbandingan jadi menarik, dan di sini pula kebanyakan artikel tentang alat-alat ini yang pernah saya baca menanganinya dengan buruk.

Toggl sederhana: menyimpan catatan waktu dan label proyek. Postur privasi SaaS standar. Patuh GDPR, Anda menandatangani perjanjian pemrosesan data, selesai. Hampir tidak ada data biometrik, kecuali Anda menyambungkan integrasi yang menambahkannya.

Hubstaff kategori lain. Tangkapan layar, hitungan ketukan keyboard, dan data GPS yang dikumpulkannya bersifat sensitif. Boleh tidaknya Anda melakukan ini pada karyawan sangat bergantung pada negaranya. Di Uni Eropa, Pasal 88 GDPR membolehkan negara anggota membuat aturan lebih ketat untuk data karyawan; di Jerman, misalnya, dewan pekerja berhak ikut memutuskan setiap sistem yang bisa memantau karyawan, dan pengadilan ketat terhadap perekaman ketukan keyboard; California punya kewajiban pemberitahuan dan persetujuan yang didokumentasikan Hubstaff tapi pelaksanaannya menjadi tanggung jawab Anda. Di Indonesia, UU PDP juga meminta dasar hukum dan pemberitahuan yang jelas. Tidak ada yang mustahil, tapi perlu tinjauan hukum serius sebelum dipakai.

FaceClock kategori lain lagi, karena urusan biometrik. Ciri wajah adalah data biometrik menurut UU PDP (data pribadi spesifik), BIPA, GDPR, CCPA, dan kebanyakan aturan privasi modern. Yang membuat FaceClock bisa dipakai adalah ia tidak mengirim data ke mana pun: data tetap di perangkat. Bobot hukum “kami mengumpulkan data biometrik” jauh lebih ringan ketika jawaban atas “siapa yang punya akses?” adalah “secara harfiah hanya admin perangkat”. Tidak ada penyedia yang perlu diajak menandatangani perjanjian pemrosesan, tidak ada transfer ke luar negeri, tidak ada kebocoran di pihak ketiga yang perlu dikhawatirkan. Persetujuan karyawan tetap perlu. (Tentu, cek kasus Anda dengan konsultan hukum ketenagakerjaan.)

Di mana masing-masing mentok

Toggl mentok ketika:

• Anda mencatat kehadiran, bukan pekerjaan yang ditagih: bentuknya sama sekali salah
• Anda punya tempat kerja fisik berisi 30 orang: harganya terasa berat
• Anda butuh verifikasi biometrik: Toggl tidak melakukannya

Hubstaff mentok ketika:

• Karyawan menolak pemantauan aktivitas (sering jadi penentu)
• Anda berada di negara yang membatasi pemantauan semacam itu
• Anda ingin menerapkannya tanpa gaduh: nama “Hubstaff” memancing reaksi kuat
• Anda sama sekali tidak butuh fitur pemantauannya tapi tetap membayarnya

FaceClock mentok ketika:

• Anda punya beberapa cabang dan ingin pengawasan terpusat secara langsung (ia bekerja per perangkat)
• Anda butuh integrasi dengan API penggajian (ia mengekspor CSV dan PDF, itu saja)
• Tim Anda bekerja jarak jauh: tidak ada kios untuk dilewati
• Anda punya lebih dari sekitar 50 orang per perangkat (pengenalan melambat)
• Anda butuh sambungan API ke alat penjadwalan
• Anda perlu tampilan aplikasi berbahasa Indonesia (saat ini hanya Inggris dan Rusia)

Tabel, karena orang suka tabel

Cara memutuskan

Saat seseorang mengirim email, biasanya saya ajukan tiga pertanyaan. Jawabannya hampir selalu memilihkan alatnya.

P1: Apakah Anda menagih klien berdasarkan waktu?

• Ya → kemungkinan Toggl.
• Tidak → lanjut.

P2: Apakah tim bekerja di satu lokasi fisik dan absen seperti pekerja shift?

• Ya → FaceClock atau alat absensi shift serupa.
• Tidak, mereka jarak jauh → lanjut.

P3: Apakah Anda ingin atau wajib memantau produktivitas (tangkapan layar, aktivitas, GPS)?

• Ya → Hubstaff atau sejenisnya (Time Doctor, Insightful, dll.).
• Tidak, cuma perlu timesheet untuk pekerja jarak jauh → Toggl Track kemungkinan pilihan paling ringan, meski berbasis proyek.

Beberapa tim punya pertanyaan keempat: seberapa ketat Anda ingin soal privasi? Kalau jawabannya “sangat” dan timnya bekerja di lokasi, arsitektur FaceClock yang tanpa cloud praktis satu-satunya di kelompok ini.

Yang akan saya buang dari kebanyakan artikel perbandingan

Beberapa hal sengaja tidak saya masukkan, karena biasanya menyesatkan atau sekadar kebisingan:

• Bintang ulasan. Ketiganya punya “4,5 bintang di G2”. Semua SaaS populer punya. Itu mengukur anggaran pemasaran, bukan kecocokan produk.
• Jumlah fitur. “Toggl punya 47 fitur, Hubstaff 89.” Tentu saja, mereka mengerjakan hal yang berbeda. Angkanya tidak berarti seperti yang diklaim orang.
• Kehalusan aplikasi mobile. Semuanya baik-baik saja. Tidak penting.
• Angka pastinya. Halaman harga berubah tiap kuartal. Pilih dulu bentuk alat yang tepat; urusan dolar akan menyesuaikan.

Penutup

Kesalahan paling umum yang saya lihat bukan memilih produk yang salah. Melainkan memilih produk karena ulasannya bagus, memakainya enam bulan, lalu pelan-pelan sadar produk itu tidak cocok dengan cara tim bekerja. Solusinya bukan ganti alat, melainkan mencari tahu, sebelum memilih, bentuk pencatatan waktu seperti apa yang benar-benar Anda butuhkan.

Timer untuk pekerjaan yang ditagih? Pemantau aktivitas untuk pekerja jarak jauh? Buku absen digital untuk pekerja shift?

Begitu itu jelas, Anda hampir tidak butuh artikel ini. Pilihannya datang sendiri.

Kalau jawabannya yang ketiga dan Anda sedang membandingkan pengenalan wajah dengan kartu, PIN, atau sidik jari, panduan mesin absensi wajah punya daftar periksa untuk keputusan itu. Dan untuk melihat seperti apa FaceClock di dapur sungguhan, baca absensi untuk kafe dan restoran.