FaceClock vs Hubstaff vs Toggl Track : à quoi sert vraiment chacun

Je reçois cette question par e-mail environ une fois par mois. Une variante de : « J’hésite entre FaceClock, Hubstaff et Toggl Track. Lequel est le meilleur ? »

La réponse honnête, c’est qu’ils ne sont pas vraiment comparables. Ils ont l’air concurrents parce que les trois écrivent « suivi du temps » sur leur site, mais ils résolvent des problèmes différents pour des gens différents. Choisir le mauvais n’est généralement pas une petite erreur : ça veut dire que vous utilisez un outil qui n’a pas la bonne forme.

Plutôt qu’une liste de fonctionnalités, je vais donc expliquer à quoi chacun est destiné, qui s’en sert bien et où il décroche.

La version en 30 secondes

Si vous ne voulez pas lire la suite :

• Toggl Track : pour les indépendants et les petites équipes qui suivent leur temps par projet, souvent facturable. Travail intellectuel. Designers, agences, freelances. On lance un chrono, on l’arrête, on étiquette le projet. Les rapports montrent où le temps est passé.
• Hubstaff : pour les équipes distribuées où l’on veut vérifier que les gens travaillent. Captures d’écran, suivi de l’activité de la souris, GPS pour le terrain. C’est un outil de surveillance de la productivité avec un suivi du temps en plus.
• FaceClock : pour les lieux de travail physiques avec une équipe qui pointe à l’arrivée et au départ. Cafés, ateliers, cabinets dentaires. Pas une question de projets ni de surveillance de l’activité. La question est : quand cette personne est-elle arrivée, quand est-elle partie, et s’il vous plaît, n’envoyez pas son visage sur un serveur.

Si vous hochez la tête devant l’une des trois et froncez les sourcils devant les deux autres, vous avez votre réponse.

Ce qui les distingue vraiment

Ce qu’ils suivent

Toggl suit le temps par projet. L’unité, c’est « j’ai travaillé 47 minutes sur l’identité visuelle du client A ». Si votre journée est une suite de tâches facturables distinctes, Toggl est fait pour vous. Toute l’interface tourne autour du chrono et de l’étiquette de projet.

Hubstaff suit aussi le temps, mais l’unité, c’est « j’ai été actif 47 minutes », ce qu’il détermine en échantillonnant l’écran, la souris, le clavier ou les coordonnées GPS. Il est très utilisé par les managers d’équipes à distance qui veulent un signal que le travail se fait, et par les plateformes qui paient à l’heure et veulent vérifier les heures.

FaceClock suit les services. L’unité, c’est « Maria était là de 9 h 03 à 17 h 42 ». Ce que Maria a fait pendant son service ne l’intéresse pas. Ce qui compte, c’est qu’elle était sur place et en poste. C’est le remplaçant numérique de la feuille d’émargement papier.

Ce sont trois objets vraiment différents. Un « service » n’est pas une « session facturable », qui n’est pas une « fenêtre d’activité surveillée ».

Où vivent les données

Toggl : dans le cloud (leurs serveurs). Vous vous connectez, vos saisies sont là.

Hubstaff : dans le cloud, avec de lourds agents locaux sur l’ordinateur de chaque salarié qui capturent les écrans, les échantillons d’activité et les coordonnées GPS. Les données sont traitées et stockées sur l’infrastructure de Hubstaff.

FaceClock : sur l’appareil. Il n’y a pas de cloud. Il n’y a pas de compte. Les relevés vivent dans la base SQLite locale d’une tablette Android et n’en sortent que quand vous exportez un CSV ou un PDF.

C’est la différence qui a le plus de conséquences, et elle en détermine beaucoup d’autres.

Prix

Toggl Track a une formule gratuite jusqu’à 5 utilisateurs. Au-delà, comptez environ 9 à 18 dollars par utilisateur et par mois selon la formule. Pour une petite agence, ça va. Pour un atelier de 30 personnes, ça grimpe vite.

Hubstaff démarre autour de 7 dollars par utilisateur et par mois et monte vite avec les fonctions de surveillance. Les factures réelles des équipes moyennes tombent souvent entre 300 et 1 000 dollars par mois.

FaceClock est gratuit. Toujours. Pas de formule premium, pas de fonctions payantes. Vous payez le matériel (environ 100 dollars pour une tablette reconditionnée) et c’est toute la facture.

Conformité et vie privée

C’est là que la comparaison devient intéressante, et là que la plupart des articles que j’ai lus sur ces outils se trompent.

Toggl est simple : il stocke vos saisies de temps et vos étiquettes de projet. Posture SaaS standard. Conforme au RGPD, vous signez un accord de sous-traitance et c’est réglé. Pratiquement pas de données biométriques, sauf si vous branchez une intégration qui en ajoute.

Hubstaff est dans une autre catégorie. Les captures d’écran, le comptage des frappes et les données GPS qu’il collecte sont sensibles. Ce que vous avez le droit de faire avec votre équipe dépend énormément du pays. Dans l’UE, l’article 88 du RGPD permet aux États membres de fixer des règles plus strictes pour les données des salariés ; en Allemagne, par exemple, le comité d’entreprise a son mot à dire sur tout système capable de surveiller les salariés, et les tribunaux ont été sévères avec l’enregistrement des frappes ; en France, la CNIL considère les enregistreurs de frappe comme excessifs et le CSE doit être consulté ; la Californie impose des obligations d’information et de consentement que Hubstaff documente, mais dont la mise en œuvre vous revient. Rien d’impossible, mais il faut une vraie revue juridique avant le déploiement.

FaceClock est encore dans une autre catégorie, à cause de la biométrie. Les traits du visage sont des données biométriques au sens de la BIPA, du RGPD, du CCPA et de la plupart des lois modernes. Ce qui rend FaceClock viable, c’est qu’il ne transmet les données nulle part : elles restent sur l’appareil. Le poids juridique de « nous collectons des données biométriques » est bien moindre quand la réponse à « qui y a accès ? » est « littéralement seulement l’administrateur de l’appareil ». Pas de fournisseur avec qui signer un contrat de sous-traitance, pas de transfert à l’étranger, pas de fuite chez un tiers à redouter. (En France, la question préalable reste celle de la CNIL sur la biométrie pour le contrôle des horaires. Vérifiez votre cas avec un avocat en droit du travail.)

Là où chacun décroche

Toggl décroche quand :

• Vous suivez la présence, pas du travail facturable : mauvaise forme d’outil
• Vous avez un site physique de 30 personnes : le prix fait mal
• Vous avez besoin d’une vérification biométrique : Toggl ne le fait pas

Hubstaff décroche quand :

• Vos salariés refusent la surveillance de l’activité (souvent rédhibitoire)
• Vous êtes dans un pays où ce type de surveillance est encadré
• Vous voulez déployer discrètement : « Hubstaff » suscite des réactions fortes
• Vous n’avez besoin d’aucune fonction de surveillance et les payez quand même

FaceClock décroche quand :

• Vous avez plusieurs sites et voulez une supervision centrale en temps réel (il fonctionne par appareil)
• Vous avez besoin d’une intégration avec une API de paie (il exporte en CSV et PDF, point)
• Votre équipe travaille à distance : il n’y a pas de borne devant laquelle passer
• Vous avez plus d’environ 50 personnes par appareil (la reconnaissance ralentit)
• Vous avez besoin de connexions API avec un outil de planning
• Vous êtes en France et votre seul besoin est le contrôle des horaires

Un tableau, puisqu’on aime les tableaux

Comment décider

Quand quelqu’un m’écrit, je pose en général trois questions. Les réponses choisissent presque toujours l’outil.

Q1 : Facturez-vous du temps à vos clients ?

• Oui → Toggl, probablement.
• Non → continuez.

Q2 : L’équipe travaille-t-elle sur un seul site physique et pointe-t-elle comme du personnel posté ?

• Oui → FaceClock ou un outil de pointage similaire (sous réserve de la question CNIL en France).
• Non, elle travaille à distance → continuez.

Q3 : Voulez-vous ou devez-vous surveiller la productivité (captures, activité, GPS) ?

• Oui → Hubstaff ou un équivalent (Time Doctor, Insightful, etc.).
• Non, il faut juste des relevés d’heures pour des gens à distance → Toggl Track est sans doute le plus léger, même s’il est pensé par projet.

Certaines équipes ont une quatrième question : à quel point voulez-vous être strict sur la vie privée ? Si la réponse est « très » et que l’équipe travaille sur place, l’architecture sans cloud de FaceClock est pratiquement unique dans ce groupe d’outils.

Ce que je laisserais de côté dans la plupart des comparatifs

Quelques éléments que je n’ai volontairement pas inclus, parce qu’ils induisent en erreur ou font du bruit :

• Les étoiles des avis. Les trois ont « 4,5 étoiles sur G2 ». Tout SaaS populaire les a. Ça mesure le budget marketing, pas l’adéquation du produit.
• Le nombre de fonctionnalités. « Toggl a 47 fonctionnalités, Hubstaff 89. » Évidemment, ils ne font pas la même chose. Le chiffre ne veut pas dire ce qu’on prétend.
• La finition de l’application mobile. Elles sont toutes correctes. Ça ne compte pas.
• Le montant exact. Les pages de prix changent tous les trimestres. Choisissez d’abord la bonne forme d’outil ; les dollars suivront.

Pour finir

L’erreur la plus fréquente que je vois n’est pas de choisir le mauvais produit. C’est de choisir un produit parce qu’il a de bons avis, de l’utiliser six mois et de découvrir petit à petit qu’il ne correspond pas à la façon dont l’équipe travaille. La solution n’est pas de changer d’outil : c’est de déterminer, avant de choisir, quelle forme de suivi du temps il vous faut vraiment.

Un chrono pour du travail facturable ? Un outil de surveillance pour des équipes à distance ? Une feuille d’émargement numérique pour du personnel posté ?

Une fois que c’est clair, vous n’avez presque plus besoin de cet article. Le choix se fait tout seul.

Si c’est la troisième réponse et que vous comparez la reconnaissance faciale aux badges, codes ou empreintes, le guide des pointeuses à reconnaissance faciale a une liste de contrôle pour cette décision. Et pour voir à quoi ressemble FaceClock dans une vraie cuisine, lisez le pointage dans les cafés et restaurants.