Relojes de fichaje con reconocimiento facial: cómo funcionan y qué comprobar antes de elegir uno

Un reloj de fichaje con reconocimiento facial hace un solo trabajo: alguien se pone delante de una cámara al empezar el turno, el sistema averigua quién es y guarda una hora en un registro. Lo mismo al terminar.

Esa es toda la idea. Las diferencias entre productos están en todo lo demás: dónde se hace la comparación, qué pasa cuando se equivoca, cuánto cuesta por persona y quién acaba guardando los datos faciales de tu equipo. Esta guía repasa todo eso para que puedas elegir sin leerte cuarenta webs de producto.

Aviso: nosotros hacemos FaceClock, una app de fichaje con reconocimiento facial para Android. Diré dónde encaja y dónde no.

Cómo ficha a alguien el reconocimiento facial

Todos los sistemas del mercado, desde un terminal de pared de 400 dólares hasta una app de móvil, hacen más o menos los mismos cuatro pasos:

1. Detectar. Encontrar una cara en la imagen de la cámara y recortarla. FaceClock usa un modelo pequeño llamado YuNet: 227 KB.
2. Codificar. Convertir la cara recortada en un vector: una lista de números que describe esa cara. FaceClock usa SFace, que produce 128 números por cara.
3. Comparar. Medir lo cerca que está ese vector de los de cada persona registrada.
4. Decidir. Si el más cercano está lo bastante cerca, por encima de un umbral, es esa persona. Si no, no se ficha a nadie.

En el paso 4 está el compromiso. Con un umbral flojo, el sistema de vez en cuando ficha a la persona equivocada. Con uno estricto, de vez en cuando hace que la persona correcta lo intente otra vez. Para las nóminas, el segundo error es el barato. Un «inténtalo de nuevo» cuesta tres segundos. Un turno a nombre de otro cuesta una discusión a final de mes. FaceClock está ajustado hacia lo estricto por esa razón.

Por qué las empresas pasan de tarjetas, PIN y huellas a la cara

Sobre todo por una razón: fichar por otro. Un PIN se puede mandar por WhatsApp a un compañero. Una tarjeta se puede prestar. Una cara no, y cada fichaje viene con una foto de quien estaba delante.

Las demás razones son menores, pero reales:

• Nada que perder u olvidar. Ni tarjetas que reponer ni PIN que reiniciar un lunes por la mañana.
• Nada que tocar. Los lectores de huella se ensucian en las cocinas y fallan con harina, polvo de obra o piel seca en invierno. A una cámara le da igual.
• Nada que se desgaste. Un sensor de huella es una pieza que muere. La cámara de una tablet durará más que la propia tablet.

Lo que pierdes frente a un teclado con PIN: los datos faciales son datos biométricos, y eso trae obligaciones legales en algunos sitios. Más abajo hablamos de eso.

Los tres tipos de reloj de fichaje facial

1. Terminales de pared

Una caja con cámara y pantalla pequeña atornillada a la pared, a menudo con lector de tarjetas y de huella incluidos. Marcas como ZKTeco o Anviz venden muchos.

• Bien en: aguantar. Están hechos para la entrada de una fábrica. Muchos funcionan sin conexión y sincronizan después.
• Mal en: todo lo que rodea al hardware. La configuración suele ser con un programa de Windows o un portal en la nube. Sustituir uno roto obliga a pedir un modelo concreto.
• Coste: el hardware suele ser una compra única de unos cientos de dólares o más, a veces con una suscripción de software aparte.

2. Apps en la nube con «modo quiosco» en tablet

Un servicio de control horario, normalmente parte de un producto más grande de turnos o nóminas, que convierte una tablet en un punto de fichaje. La comparación facial suele hacerse en los servidores del proveedor.

• Bien en: la visión global. Paneles para varios locales, horarios, integración con nóminas, avisos cuando alguien llega tarde.
• Mal en: funcionar sin internet, y en privacidad. Las imágenes o los vectores faciales salen del local, así que los datos biométricos de tu equipo quedan en manos de un tercero. Si el wifi se cae un sábado por la noche, los fichajes pueden quedarse en cola o fallar.
• Coste: una suscripción mensual por usuario. Normalmente unos pocos dólares por persona y mes, que suman bastante para un equipo de 20 personas en unos años.

3. Apps en el dispositivo

Una app que detecta, codifica y compara todo en el teléfono o la tablet. No se envía nada a ningún sitio. FaceClock es una de ellas.

• Bien en: privacidad, coste y funcionar donde internet va mal o no llega: sótanos, puestos de mercado, obras, talleres rurales.
• Mal en: todo lo que necesite que un dispositivo hable con otro. Sin panel central para cinco locales, sin avisos en directo, sin sincronización directa con nóminas. Exportas las horas y las llevas donde haga falta.
• Coste: FaceClock es gratis. El único hardware es un dispositivo Android que quizá ya tengas en un cajón.

Dónde fallan los relojes faciales (todos)

Desconfiaría de cualquier proveedor que no mencione esto.

El contraluz. Una cámara orientada a una puerta de cristal a las 8 de la mañana ve una silueta. Es la causa número uno del «no me reconoce». Coloca el dispositivo con la luz detrás de la cámara, no detrás de la persona.

Cambios grandes de aspecto. Una barba completa que ha crecido en un mes o unas gafas nuevas de montura gruesa pueden dejar a alguien por debajo del umbral. Volver a registrarse lleva un minuto.

Gemelos y hermanos muy parecidos. El reconocimiento facial de uso general puede tener problemas con gemelos idénticos. Si tienes alguno en plantilla, dales otra forma de fichar o revisa sus turnos por la foto.

Fotos de caras. Enseñar una foto de un compañero es el ataque obvio. Los terminales caros añaden detección de vida (sensores infrarrojos o 3D) para evitarlo. FaceClock no ejecuta un modelo antisuplantación aparte. Lo que hace es guardar una foto de cada entrada y salida, así que un responsable que repase el registro de turnos ve enseguida una pantalla de móvil delante de la cámara. Para una cafetería de 10 personas suele bastar como disuasión. Para una obra con 300 subcontratados, quieres detección de vida por hardware.

La parte legal, en breve

En la UE, los datos faciales usados para identificar a personas entran en el artículo 9 del RGPD. En Illinois, la BIPA exige una autorización firmada antes del primer escaneo y permite a los empleados demandar por entre 1.000 y 5.000 dólares por infracción. Texas, Colorado y California tienen sus propias reglas.

El factor más importante es si los datos biométricos salen del dispositivo. Si salen, tienes una relación con un proveedor, transferencias de datos y un riesgo de brecha que explicar. Si no, casi todo eso desaparece y lo que queda es aviso, consentimiento y conservación, todo bajo tu control. Lo explicamos con más detalle aquí: relojes de fichaje biométricos y la ley.

Lista de comprobación antes de elegir

Llévala a cualquier web de producto, incluida la nuestra.

1. ¿Dónde se hace la comparación? ¿En el dispositivo o en un servidor? Si la web no lo dice, da por hecho que en un servidor.
2. ¿Funciona sin internet? No «guarda un rato en caché»: funciona, indefinidamente.
3. ¿Qué guarda? ¿Fotos, vectores, ambas? ¿Cuánto tiempo? ¿El borrado es automático?
4. ¿El personal puede fichar sin su propio móvil? Pedirle a un ayudante de cocina de 19 años que instale una app para cobrar crea una fricción que no necesitas.
5. ¿Qué pasa cuando no reconoce a alguien? ¿Reintento, alternativa, anulación por un responsable?
6. ¿Un responsable puede cambiar las horas de fichaje después? Algunos dueños lo quieren. Otros quieren justo lo contrario: un registro que nadie pueda retocar a escondidas. FaceClock es del segundo tipo: un turno registrado no se puede mover, solo añadir.
7. ¿Cómo llegan las horas a nóminas? ¿CSV, PDF, integración directa?
8. ¿Cuánto cuesta para tu plantilla en tres años? El precio por usuario parece poco hasta que lo multiplicas.
9. ¿Qué pasa con los datos cuando dejas de pagar? Con un producto en la nube, pregunta cómo los exportas y cómo los borran ellos.

Cuándo encaja FaceClock, y cuándo no

Encaja en un local con una entrada y entre 3 y 50 personas: una cafetería, una peluquería, una clínica dental, un taller, un almacén pequeño, la secretaría de un colegio. Móntalo así:

• Un dispositivo Android con 7.0 o superior: un móvil viejo o una tablet barata valen.
• Colócalo en la entrada a la altura de la cara, con la luz cayendo sobre las caras y no detrás. Activa «pantalla siempre encendida» en los ajustes y déjalo enchufado.
• No hay que registrar a nadie antes. La primera vez que una cara desconocida toca el botón, la app pide un nombre y hace una foto de referencia. A partir de ahí, esa persona solo toca y mira.
• Los turnos que cruzan la medianoche se guardan como un solo registro. Si alguien olvida fichar la salida, el siguiente fichaje después de la duración máxima del turno (12 horas por defecto) abre un turno nuevo.
• Exporta un CSV o un PDF con las fotos de los fichajes cuando toque hacer nóminas. Los turnos se guardan 90 días y luego se borran solos, así que exporta al menos una vez al mes.

No encaja si necesitas varios locales en un mismo panel, detección de vida por hardware, integración directa con nóminas o una interfaz de la app en un idioma que no sea inglés o ruso. Para eso, mira los productos en la nube y los terminales de arriba, y usa la lista para compararlos.

Si quieres ver cómo funciona el resto del día a día, control horario para cafeterías y restaurantes recorre de principio a fin una cafetería de 12 personas.