FaceClock vs Hubstaff vs Toggl Track: para qué sirve de verdad cada uno

Recibo esta pregunta por correo más o menos una vez al mes. Alguna variante de: «Estoy entre FaceClock, Hubstaff y Toggl Track, ¿cuál es mejor?».

La respuesta honesta es que no son realmente comparables. Parecen competidores porque las tres ponen «control horario» en su web, pero resuelven problemas distintos para gente distinta. Elegir la equivocada no suele ser un error pequeño: suele significar que usas una herramienta con la forma equivocada.

Así que en lugar de una lista de funciones, voy a contar para qué está pensada cada una, quién la usa bien y dónde se cae.

La versión de 30 segundos

Si no quieres leer el resto:

• Toggl Track: para personas y equipos pequeños que registran tiempo por proyecto, normalmente facturable. Trabajo intelectual. Diseñadores, agencias, autónomos. Arrancas un cronómetro, lo paras, etiquetas el proyecto. Los informes te dicen adónde se fue el tiempo.
• Hubstaff: para equipos distribuidos donde quieres comprobar que la gente está trabajando. Tiene capturas de pantalla, seguimiento de la actividad del ratón y GPS para trabajo de campo. Es una herramienta de supervisión de productividad con control horario incluido.
• FaceClock: para lugares de trabajo físicos con una plantilla que ficha la entrada y la salida. Cafeterías, talleres, clínicas dentales. No va de proyectos ni de supervisar la actividad. Va de: cuándo llegó esta persona, cuándo se fue y, por favor, no subas su cara a un servidor.

Si asientes con una de las tres y frunces el ceño con las otras dos, ya tienes tu respuesta.

En qué se diferencian en lo que importa

Qué registran

Toggl registra tiempo por proyecto. La unidad es «he trabajado 47 minutos en la imagen de marca del cliente A». Si tu día es una sucesión de tareas facturables distintas, Toggl está hecho para ti. Toda la interfaz gira alrededor del cronómetro y la etiqueta de proyecto.

Hubstaff también registra tiempo, pero la unidad es «he estado activo 47 minutos», algo que determina muestreando tu pantalla, ratón, teclado o coordenadas GPS. Lo usan mucho los responsables de equipos remotos que quieren alguna señal de que se está trabajando, y las plataformas que pagan por horas y quieren verificarlas.

FaceClock registra turnos. La unidad es «María estuvo aquí de 9:03 a 17:42». No le importa qué hizo María durante el turno. Le importa que estuvo en el local y fichada. Es el sustituto digital de la hoja de firmas en papel.

Son tres objetos realmente distintos. Un «turno» no es una «sesión facturable» ni una «ventana con actividad supervisada».

Dónde viven los datos

Toggl: en la nube (sus servidores). Inicias sesión y ahí están tus registros.

Hubstaff: en la nube, con agentes locales importantes en el equipo de cada empleado que capturan las pantallas, las muestras de actividad y las coordenadas GPS. Los datos se procesan y se guardan en la infraestructura de Hubstaff.

FaceClock: en el dispositivo. No hay nube. No hay cuenta. Los registros viven en la base de datos SQLite local de una tablet Android y solo salen de ella cuando exportas un CSV o un PDF.

Esta es la diferencia con más consecuencias, y de ella dependen muchas de las demás.

Precio

Toggl Track tiene un plan gratuito para hasta 5 usuarios. Por encima, cuesta aproximadamente entre 9 y 18 dólares por usuario al mes según el plan. Para una agencia pequeña está bien. Para un taller de 30 personas se dispara.

Hubstaff empieza en torno a 7 dólares por usuario al mes y sube bastante con las funciones de supervisión. Las facturas reales de equipos medianos suelen quedar entre 300 y 1.000 dólares al mes.

FaceClock es gratis. Siempre. No hay plan premium ni funciones de pago. Pagas el hardware (unos 100 dólares por una tablet reacondicionada) y esa es toda la factura.

Cumplimiento y privacidad

Aquí es donde la comparación se pone interesante y donde casi todos los artículos que he visto sobre estas herramientas fallan.

Toggl es sencillo: guarda tus registros de tiempo y etiquetas de proyecto. Privacidad de SaaS estándar. Cumple el RGPD, firmas un contrato de encargo y listo. Apenas hay datos biométricos, salvo que conectes una integración que los añada.

Hubstaff está en otra categoría. Las capturas de pantalla, el recuento de pulsaciones y los datos GPS que recoge son sensibles. Si puedes hacer esto con tu personal depende muchísimo de la jurisdicción. En la UE, el artículo 88 del RGPD permite a los Estados miembros fijar reglas más estrictas para los datos del personal; en Alemania, por ejemplo, el comité de empresa tiene voz sobre cualquier sistema que pueda controlar a los empleados, y los tribunales han sido estrictos con el registro de pulsaciones; California tiene requisitos de aviso y consentimiento que Hubstaff documenta, pero cuya aplicación recae en ti. Nada de esto es inviable, pero exige una revisión legal seria antes de implantarlo.

FaceClock está en otra categoría más, por el lado biométrico. Los rasgos faciales son datos biométricos según la BIPA, el RGPD, la CCPA y la mayoría de leyes modernas de privacidad. Lo que hace viable a FaceClock es que no transmite los datos a ningún sitio: se quedan en el dispositivo. El peso legal de «recogemos datos biométricos» es mucho menor cuando la respuesta a «¿quién tiene acceso?» es «literalmente solo el administrador del dispositivo». No hay proveedor con el que firmar un contrato de encargo, ni transferencia al extranjero, ni brecha de un tercero de la que preocuparse. (Conviene comprobarlo con un abogado laboralista de tu país, claro.)

Dónde falla cada uno

Toggl falla cuando:

• Controlas asistencia, no trabajo facturable: forma equivocada por completo
• Tienes un local físico de 30 personas: el precio duele
• Necesitas verificación biométrica: Toggl no la hace

Hubstaff falla cuando:

• Tu personal rechaza la supervisión de actividad (a menudo, un factor decisivo)
• Estás en una jurisdicción donde este tipo de supervisión está restringida
• Quieres implantarlo sin ruido: «Hubstaff» despierta opiniones fuertes
• En realidad no necesitas ninguna función de supervisión y las pagas igual

FaceClock falla cuando:

• Tienes varios locales y quieres supervisión central en tiempo real (funciona por dispositivo)
• Necesitas integración con una API de nóminas (exporta CSV y PDF, y ya)
• Tu equipo trabaja en remoto: no hay quiosco por el que pasar
• Tienes más de unas 50 personas por dispositivo (el reconocimiento se ralentiza)
• Necesitas conexiones por API con una herramienta de turnos

Una tabla, que a la gente le gustan

Cómo decidir

Cuando alguien me escribe, suelo hacer tres preguntas. Las respuestas casi siempre eligen la herramienta.

P1: ¿Facturas a clientes por tiempo?

• Sí → probablemente Toggl.
• No → sigue.

P2: ¿El equipo trabaja en un solo local físico y ficha como personal por turnos?

• Sí → FaceClock o una herramienta de fichaje por turnos parecida.
• No, trabajan en remoto → sigue.

P3: ¿Quieres o necesitas supervisar la productividad (capturas, actividad, GPS)?

• Sí → Hubstaff o alguno de sus equivalentes (Time Doctor, Insightful, etc.).
• No, solo necesitas registros horarios de gente en remoto → probablemente Toggl Track sea lo más ligero, aunque esté pensado por proyectos.

Algunos equipos tienen una cuarta pregunta: ¿hasta qué punto quieres ser estricto con la privacidad? Si la respuesta es «mucho» y el equipo trabaja en el local, la arquitectura sin nube de FaceClock es prácticamente única en este grupo.

Lo que me saltaría de la mayoría de comparativas

Algunas cosas que no he incluido a propósito, porque suelen confundir o ser ruido:

• Las estrellas de las reseñas. Las tres tienen «4,5 estrellas en G2». Todo SaaS popular las tiene. Mide el presupuesto de marketing, no el encaje del producto.
• El número de funciones. «Toggl tiene 47 funciones, Hubstaff 89.» Claro, porque hacen cosas distintas. La cifra no significa lo que se pretende.
• El pulido de la app móvil. Todas están bien. No importa.
• El precio exacto. Las páginas de precios cambian cada trimestre. Elige primero la forma de herramienta adecuada; los dólares se ordenan solos.

Una última idea

El error más común que veo no es elegir el producto equivocado. Es elegir un producto porque tiene buenas reseñas, usarlo seis meses y descubrir poco a poco que no encaja con cómo trabaja el equipo. La solución no es cambiar de herramienta: es averiguar, antes de elegir, qué forma de control horario necesitas de verdad.

¿Un cronómetro para trabajo facturable? ¿Un supervisor de actividad para gente en remoto? ¿Una hoja de firmas digital para personal por turnos?

Una vez aclarado eso, casi no necesitas este artículo. La elección se hace sola.

Si la respuesta es la tercera y estás comparando reconocimiento facial con tarjetas, PIN o huellas, la guía de relojes de fichaje con reconocimiento facial tiene una lista de comprobación para esa decisión. Y para ver cómo es usar FaceClock en una cocina real, mira control horario para cafeterías y restaurantes.