FaceClock vs. Hubstaff vs. Toggl Track: wofür jedes Tool wirklich gedacht ist

Diese Frage bekomme ich etwa einmal im Monat per E-Mail. In irgendeiner Form: „Ich schwanke zwischen FaceClock, Hubstaff und Toggl Track. Welches ist das beste?“

Die ehrliche Antwort: Sie sind nicht wirklich vergleichbar. Sie wirken wie Konkurrenten, weil alle drei „Zeiterfassung“ auf ihrer Website stehen haben, aber sie lösen verschiedene Probleme für verschiedene Leute. Das falsche zu wählen ist selten ein kleiner Fehler; meist heißt es, dass Sie ein Werkzeug mit der falschen Form benutzen.

Statt einer Funktionsliste erkläre ich deshalb, wofür jedes gedacht ist, wer es gut nutzt und wo es an seine Grenzen kommt.

Die 30-Sekunden-Version

Falls Sie den Rest nicht lesen wollen:

• Toggl Track: für Einzelpersonen und kleine Teams, die Zeit auf Projekte buchen, meist abrechenbar. Wissensarbeit. Designer, Agenturen, Freelancer. Timer starten, Timer stoppen, Projekt zuordnen. Die Berichte zeigen, wohin die Zeit ging.
• Hubstaff: für verteilte Teams, bei denen Sie prüfen wollen, ob tatsächlich gearbeitet wird. Screenshots, Mausaktivität, GPS für den Außendienst. Ein Produktivitäts-Monitoring-Tool mit angehängter Zeiterfassung.
• FaceClock: für Arbeitsorte mit fester Belegschaft, die beim Kommen und Gehen stempelt. Cafés, Werkstätten, Zahnarztpraxen. Nicht Projekte, nicht Aktivitätsüberwachung. Sondern: Wann kam diese Person, wann ging sie, und bitte laden Sie ihr Gesicht nicht auf einen Server.

Wenn Sie bei einem der drei nicken und bei den anderen beiden die Stirn runzeln, haben Sie Ihre Antwort.

Worin sie sich wirklich unterscheiden

Was sie erfassen

Toggl erfasst Zeit pro Projekt. Die Einheit ist „Ich habe 47 Minuten am Branding für Kunde A gearbeitet“. Wenn Ihr Tag aus einer Folge abrechenbarer Aufgaben besteht, ist Toggl für Sie gebaut. Die ganze Oberfläche dreht sich um Timer und Projekt-Tag.

Hubstaff erfasst ebenfalls Zeit, aber die Einheit ist „Ich war 47 Minuten aktiv“, ermittelt durch Stichproben von Bildschirm, Maus, Tastatur oder GPS-Koordinaten. Es wird viel von Führungskräften verteilter Teams genutzt, die ein Signal wollen, dass gearbeitet wird, und von Plattformen, die stundenweise bezahlen und die Stunden prüfen wollen.

FaceClock erfasst Schichten. Die Einheit ist „Maria war von 9:03 bis 17:42 hier“. Was Maria in der Schicht gemacht hat, ist egal. Wichtig ist, dass sie vor Ort und im Dienst war. Es ist der digitale Ersatz für die Stundenliste auf Papier.

Das sind drei wirklich verschiedene Dinge. Eine „Schicht“ ist keine „abrechenbare Sitzung“ und kein „überwachtes Aktivitätsfenster“.

Wo die Daten liegen

Toggl: in der Cloud (auf deren Servern). Sie melden sich an, Ihre Einträge sind da.

Hubstaff: in der Cloud, mit umfangreichen lokalen Agenten auf dem Rechner jedes Mitarbeiters, die Screenshots, Aktivitätsproben und GPS-Daten erfassen. Die Daten werden auf der Infrastruktur von Hubstaff verarbeitet und gespeichert.

FaceClock: auf dem Gerät. Es gibt keine Cloud. Es gibt kein Konto. Die Daten liegen in der lokalen SQLite-Datenbank eines Android-Tablets und verlassen es nur, wenn Sie eine CSV-Datei oder ein PDF exportieren.

Das ist der Unterschied mit den meisten Folgen, und er bestimmt viele der anderen.

Preis

Toggl Track hat einen kostenlosen Tarif für bis zu 5 Nutzer. Darüber kostet es je nach Tarif etwa 9 bis 18 Dollar pro Nutzer und Monat. Für eine kleine Agentur in Ordnung. Für eine Werkstatt mit 30 Leuten wird es schnell teuer.

Hubstaff beginnt bei etwa 7 Dollar pro Nutzer und Monat und steigt mit den Monitoring-Funktionen deutlich. Echte Rechnungen mittelgroßer Teams liegen oft zwischen 300 und 1.000 Dollar im Monat.

FaceClock ist kostenlos. Immer. Kein Premium-Tarif, keine kostenpflichtigen Funktionen. Sie zahlen die Hardware (etwa 100 Dollar für ein aufbereitetes Tablet), und das ist die ganze Rechnung.

Compliance und Datenschutz

Hier wird der Vergleich interessant, und hier liegen die meisten Artikel über diese Tools daneben.

Toggl ist unkompliziert: Es speichert Zeiteinträge und Projekt-Tags. Übliche SaaS-Datenschutzlage. DSGVO-konform, Sie schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag, fertig. Kaum biometrische Daten, außer Sie binden eine Integration an, die welche hinzufügt.

Hubstaff spielt in einer anderen Liga. Screenshots, Tastenanschlagszählung und GPS-Daten sind sensibel. Ob Sie das mit Ihrem Team dürfen, hängt stark vom Land ab. In der EU erlaubt Art. 88 DSGVO den Mitgliedstaaten strengere Regeln für Beschäftigtendaten; in Deutschland hat der Betriebsrat bei jedem System mitzubestimmen, das Beschäftigte überwachen kann, und das BAG hat 2017 den heimlichen Einsatz eines Keyloggers für unzulässig erklärt; Kalifornien hat Informations- und Einwilligungspflichten, die Hubstaff dokumentiert, deren Umsetzung aber bei Ihnen liegt. Nichts davon ist unmöglich, aber es braucht vor der Einführung eine ernsthafte rechtliche Prüfung.

FaceClock liegt wegen der Biometrie in noch einer anderen Kategorie. Gesichtsmerkmale sind nach BIPA, DSGVO, CCPA und den meisten modernen Datenschutzgesetzen biometrische Daten. Was FaceClock praktikabel macht: Es überträgt die Daten nirgendwohin, sie bleiben auf dem Gerät. Das rechtliche Gewicht von „wir erheben biometrische Daten“ ist viel geringer, wenn die Antwort auf „Wer hat Zugriff?“ lautet: „buchstäblich nur der Administrator des Geräts“. Kein Anbieter, mit dem Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen müssten, keine Übermittlung ins Ausland, kein Datenleck bei Dritten. Einwilligung, Alternative und Betriebsrat bleiben in Deutschland trotzdem Thema. (Prüfen Sie Ihren Fall mit einer Fachanwältin für Arbeitsrecht.)

Wo jedes Tool an Grenzen stößt

Toggl stößt an Grenzen, wenn:

• Sie Anwesenheit erfassen, keine abrechenbare Arbeit: völlig falsche Form
• Sie einen Betrieb mit 30 Leuten vor Ort haben: der Preis schmerzt
• Sie biometrische Verifizierung brauchen: Toggl kann das nicht

Hubstaff stößt an Grenzen, wenn:

• Ihr Team Aktivitätsüberwachung ablehnt (oft ein K.-o.-Kriterium)
• Sie in einem Land sind, in dem solche Überwachung eingeschränkt ist
• Sie leise einführen wollen: „Hubstaff“ weckt starke Gefühle
• Sie keine der Monitoring-Funktionen brauchen und trotzdem dafür zahlen

FaceClock stößt an Grenzen, wenn:

• Sie mehrere Standorte haben und zentrale Echtzeit-Übersicht wollen (es arbeitet pro Gerät)
• Sie eine Anbindung an eine Lohn-API brauchen (es exportiert CSV und PDF, mehr nicht)
• Ihr Team remote arbeitet: Es gibt keinen Kiosk, an dem man vorbeigeht
• Sie mehr als etwa 50 Leute pro Gerät haben (die Erkennung wird langsamer)
• Sie API-Schnittstellen zu einem Planungstool brauchen

Eine Tabelle, weil Tabellen beliebt sind

Wie Sie entscheiden

Wenn mir jemand schreibt, stelle ich meist drei Fragen. Die Antworten wählen fast immer das Tool.

F1: Rechnen Sie Zeit gegenüber Kunden ab?

• Ja → wahrscheinlich Toggl.
• Nein → weiter.

F2: Arbeitet das Team an einem Ort und stempelt wie Schichtpersonal?

• Ja → FaceClock oder ein ähnliches Schicht-Stempeltool.
• Nein, remote → weiter.

F3: Wollen oder müssen Sie Produktivität überwachen (Screenshots, Aktivität, GPS)?

• Ja → Hubstaff oder ein vergleichbares Tool (Time Doctor, Insightful usw.).
• Nein, ich brauche nur Stundenzettel für Remote-Leute → Toggl Track ist wahrscheinlich die leichtere Wahl, auch wenn es projektorientiert ist.

Manche Teams haben eine vierte Frage: Wie streng soll der Datenschutz sein? Lautet die Antwort „sehr“ und arbeitet das Team vor Ort, ist die Cloud-freie Architektur von FaceClock in dieser Gruppe praktisch einzigartig.

Was ich in den meisten Vergleichen weglassen würde

Einiges habe ich bewusst nicht aufgenommen, weil es meist in die Irre führt oder Rauschen ist:

• Bewertungssterne. Alle drei haben „4,5 Sterne auf G2“. Jedes beliebte SaaS hat das. Es misst Marketingbudget, nicht Passung.
• Anzahl der Funktionen. „Toggl hat 47 Funktionen, Hubstaff 89.“ Klar, sie machen ja Verschiedenes. Die Zahl bedeutet nicht, was man ihr unterstellt.
• Politur der Mobil-App. Alle sind in Ordnung. Spielt keine Rolle.
• Der genaue Betrag. Preisseiten ändern sich jedes Quartal. Wählen Sie zuerst die richtige Form von Tool; die Dollar sortieren sich dann.

Zum Schluss

Der häufigste Fehler ist nicht, das falsche Produkt zu wählen. Sondern ein Produkt wegen guter Bewertungen zu wählen, es sechs Monate zu nutzen und langsam festzustellen, dass es nicht zur Arbeitsweise des Teams passt. Die Lösung ist nicht, das Tool zu wechseln, sondern vorher herauszufinden, welche Art von Zeiterfassung Sie wirklich brauchen.

Einen Timer für abrechenbare Arbeit? Eine Aktivitätsüberwachung für Remote-Teams? Eine digitale Stundenliste für Schichtpersonal?

Ist das klar, brauchen Sie diesen Artikel kaum noch. Die Wahl ergibt sich von selbst.

Wenn es die dritte Antwort ist und Sie Gesichtserkennung mit Karte, PIN oder Fingerabdruck vergleichen, hilft die Checkliste im Ratgeber zur Stempeluhr mit Gesichtserkennung. Und wie FaceClock in einer echten Küche aussieht, lesen Sie in Zeiterfassung für Cafés und Restaurants.